Gestion de documents - Etude - En 2007, le cabinet d'études Markess International notait que, malgré un engagement massif dans des projets de dématérialisation, les approches des organisations en termes d’archivage de contenus électroniques n’en étaient qu’à leurs prémices. Trois années plus tard, la nouvelle étude de Markess sur ce sujet montre une sensibilisation accrue des organisations, privées et publiques. L’archivage de contenus électroniques progresse en effet dans les organisations et semble revêtir un aspect plus stratégique, en raison notamment de la présence croissante de contenus électroniques à valeur probatoire.
Sur l’échantillon de 150 organisations interrogées début 2010, 48% évoquent archiver régulièrement des contenus électroniques, 17% le faire de façon occasionnelle et 22% indiquent avoir un projet d’archivage électronique d’ici 2012. Une minorité des organisations interviewées, bien qu’intéressées par le sujet, n’affiche pas à ce jour de projet en la matière. L’archivage de contenus électroniques s’immisce ainsi dans tout type d’organisations, avec des niveaux de maturité divers selon les profils :
- Déjà relativement matures en 2007, les secteurs de la distribution, du commerce, ainsi que des opérateurs de services (télécommunications, énergie, traitement des déchets, etc.) continuent à connaître une croissance. Pour ces secteurs confrontés à de forts volumes de documents et contenus électroniques, il s’agit notamment de mettre en place les dispositifs d’archivage exigés par la loi lorsque le format électronique prend le pas sur le format papier (cf. la dématérialisation fiscale des factures) ;
- De nombreux projets se sont concrétisés aussi dans les secteurs de la banque et de l’assurance, secteurs gérant également de forts volumes de documents, dont une part croissante est dématérialisée, et en proie à un contexte réglementaire incitant fortement à mettre en place des outils favorisant la traçabilité, la pérennité et l’intégrité des informations et contenus gérés (cf. Bâle 2, Loi sur la Sécurité Financière, contrôle interne, etc.) ;
- Le secteur public rattrape progressivement le retard pris dans ce domaine par rapport à d’autres secteurs : en 2010, plus d’une administration sur deux est concernée par l’archivage électronique et plus d’un tiers avance des projets d’ici 2012.
L’explosion du volume de données électroniques ces dernières années a inévitablement poussé les organisations à réviser les processus associés à la gestion de ces données et à prendre en compte le contenu électronique dans l’intégralité de son cycle de vie, jusqu’à son archivage. La majeure partie des contenus électroniques n’étant pas considérés comme des contenus « vivants », leur archivage (voire leur destruction) devient impératif afin, notamment, de réduire les coûts associés à leur
conservation dans les systèmes d’information et de favoriser également l’efficience de ces systèmes. Au‐delà de ces préoccupations se dressent d’autres éléments, catalyseurs du recours à un archivage électronique. Ces éléments relèvent tant de la gestion de contenu (besoin de faciliter la recherche d’information au sein des contenus archivés), de la sécurité (volonté de sécuriser les contenus, de préserver l’intégrité des informations sur de longues périodes) et du contexte légal et/ou
réglementaire dans lequel 65% des organisations interrogées voient un déclencheur de leurs projets.
Afin de se conformer aux exigences imposées par la loi ou par des réglementations relatives à certains métiers ou secteurs d’activité, en matière de conservation dans le temps de certains contenus électroniques, les organisations doivent intégrer la notion de valeur probatoire à leurs projets d’archivage. Pratiqué par 35% des organisations interrogées en 2010, l’archivage de contenus à valeur probatoire devrait concerner 71% des organisations interrogées d’ici 2012. En tête des
contenus pour lesquels un archivage à valeur probatoire est jugé nécessaire figurent :
- Les factures, clients ou fournisseurs : dématérialisées au sens fiscal, les factures doivent être conservées selon les conditions d’archivage décrites par le Code Général des Impôts (cf. articles 289bis et 289V). Dans un souci de simplification et de généralisation de la dématérialisation des factures, notamment aux PME, une instruction fiscale de janvier 2007 autorise, sous certaines conditions, les entreprises émettant des factures au format papier à se passer de leur archivage physique et à opter pour leur archivage électronique, conférant ainsi la valeur probatoire au double électronique ;
- Les bulletins de paie : leur format électronique a valeur légale suite à la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures promulguée le 13 mai 2009, et qui stipule que la remise du bulletin de paie peut s’effectuer sous forme électronique avec l’accord du salarié et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.
D’ici 2012, les organisations indiquent également s’intéresser à l’archivage à valeur probatoire pour les correspondances électroniques, tout en gardant un intérêt soutenu pour les factures et les bulletins de paie, ainsi que pour les documents et données d’ordre comptable et financier. Preuve également de l’intérêt croissant des organisations pour l’archivage électronique, les projets qui étaient apparus souvent cantonnés aux seules directions informatiques en 2007, remontent
sensiblement au niveau des directions générales. Ils sont ainsi menés au plus haut niveau, avec un périmètre plus global au niveau des organisations. Pour autant Hélène Mouiche, Chargée d’Etudes Senior chez Markess International constate que « dans une majorité des organisations interrogées, de multiples solutions sont utilisées pour l’archivage des contenus. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un module d’archivage inclus dans une solution couvrant un périmètre plus large telle qu’une
solution de gestion de contenu (GED, ECM, gestion documentaire) ou une solution métier (RH, finance, achats, vente, etc.). Un tiers des organisations indiquent quant à elles recourir à une solution dédiée à l’archivage de contenus électroniques, parfois en complément d’un recours aux modules précédemment cités. ».
Hormis le contexte économique, le développement du marché français des logiciels et services associés à l’archivage de contenus électroniques reste essentiellement soumis à quelques éléments clés tels que le cadre législatif, mais également aux avancées technologiques et à la prise de conscience des organisations de l’intérêt de l’archivage, tant sur les gains financiers, écologiques et de productivité.
La méthodologie suivie pour réaliser cette étude de plus de 150 pages de données détaillées repose sur des interviews réalisées de janvier à février 2010 auprès de 150 entreprises privées et administrations basées en France. Par ailleurs, une trentaine de prestataires actifs sur le marché français des solutions d’archivage et de conservation des contenus électroniques ont aussi été interrogés parmi lesquels : API, ArchivesLegalSolutions, Athic Solutions, Atos Origin, Cecurity.com,
Cimail Solutions, Dhimyotis, Dip Systèmes, Docapost, Documalis, Edokial, EMC, Henon Conseil, Hitachi Data Systems, IBM, Lifing, Logica, Macro 4 France, Mailwatcher, Mimosa Systems (Iron Mountain), MT Software, NCR, Newdoc, Novadys, Oodrive, Recall France, SunGard, Symantec… |
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